La actividad del project management es muy compleja. Pero podríamos resumir la función de su encargado, el project manager, como el responsable de hacer que las cosas funcionen.
Debido al aumento en el interés de esta profesión existen numerosas definiciones a la hora de explicar en qué consiste la dirección de proyectos. Si hablamos del project management más tradicional observamos que presenta un papel directivo. El cual siempre se ha encontrado relacionado con la toma de decisiones. Y ese rol no se ha visto afectado. Lo único es que hoy día presenta ciertas características añadidas. Entre ellas, lo que cambia es la proximidad del director con lo que debe supervisar.
Es por eso que, ahora no solo hablamos de dirección, sino que también de gestión. Aunque puedan resultar idénticas no es el caso, ya que el concepto de gestión indica un trato mucho más directo que solamente dirigir. Por lo tanto, podemos decir que el project management se encarga de tomar decisiones sobre el terreno o campo de acción.
Cabe destacar que, para poder dirigir proyectos y que estos resulten de éxito es necesaria en primera instancia una transformación en las organizaciones. Para ello, el primer paso es conseguir que los empleados cambien su mentalidad. En esencia, lo que debe cambiar es la cultura empresarial existente. Y esta transformación de la cultura de una organización cuenta con mayores posibilidades de triunfar si son los líderes los que la impulsan. En lugar de personas ajenas.
Cuáles son las funciones del Project Manager
Una vez delimitados los apartados generales del project management pasemos a tratar de definir mejor los aspectos fundamentales. Las cuestiones que nos hacemos llegados a este punto son varias. ¿En qué consiste exactamente la figura del Project Manager? ¿Qué funciones principales desempeña? Puede que entre las siguientes dejemos algunas sin mencionar. Pero consideramos que estas funciones son las más características y relevantes. Y las que mejor resumen la figura del project manager.
Delimitar y presentar el proyecto
Como ya se ha mencionado anteriormente, el Project Manager no es una figura que toma las decisiones a última hora. Su rol en el proyecto es vital y actúa desde su origen y concepción. Así como en la posterior presentación del proyecto a los clientes que correspondan. Incluso llega a hacer de intermediario entre éstos y el equipo que se encarga de la ejecución de las tareas.
Planificación del proyecto
Siguiendo a la presentación, la siguiente etapa es la de planificación. En esta segunda fase el director de proyectos debe ser más preciso. A la vez que debe delimitar adecuadamente aspectos como costos, fechas y plazos de entrega, encargados y recursos disponibles. Al hacerlo, debe tener claro que ese plan será su guía durante todo el proceso de ejecución.
Selección y establecimiento de objetivos
En muchas ocasiones, se da el caso de que el promotor y el director del proyecto se aúnan en la misma figura. En esos casos existe una mayor facilidad para llevar a la práctica los objetivos establecidos. Por el contrario, hay ocasiones en las que estos objetivos deben definirse según lo que solicite un determinado cliente o inversor. Pero en cualquier caso lo que sí es cierto es que el project manager es el encargado de dotar de sentido al proyecto.
Asignar y supervisar las tareas
Podemos considerar esta función como la más fundamental de la figura del project manager. O dicho de otra manera, la más reconocida de todas. A pesar de delegar en terceros las actividades a realizar, un buen project manager no debe perder de vista la estrategia. Tiene que hacerse cargo de estar al tanto de las tareas asignadas. Y al mismo tiempo debe realizar una medición de cómo evoluciona el desempeño de su equipo. Es en este apartado donde reside un gran porcentaje de éxito o fracaso de los proyectos. Especialmente en aquellos que están compuestos por una gran cantidad de tareas.
Aplicación de cambios y/o soluciones
Finalmente, también es competencia del project manager la puesta en marcha de cambios que fueran necesarios. Este hecho supone que el director de proyectos mantenga una atención constante. Para de esta manera poder decidir cuándo y cómo intervenir en el proyecto para mejorarlo. Todo ello con respecto al plan original.
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