Desde que comienza nuestra vida académica nos enseñan a organizar nuestras tareas. Al principio con una agenda es suficiente para no olvidar los trabajos de clase. Pero conforme llegamos a la vida adulta, los asuntos se complican. ¿Alguna vez olvidaste llevar la tarea a clase?
Pues ahora imagine que no cumple los plazos de un proyecto y todo el proceso se retrasa por su culpa. O que un objetivo se prorroga en el tiempo porque las acciones no han sido planificadas en el tiempo. No me gustaría estar en esa situación y creo que a usted tampoco. ¿Sabe cómo evitarlo?
El cronograma de actividades es una herramienta que podrá ayudarle en la gestión de los proyectos en los que se implique. Se trata de un gráfico que permite especificar todas las tareas que debemos realizar para completar un trabajo. Pero además, se incluyen las prioridades, los responsables de llevarlas a cabo o los recursos necesarios para realizarlas.
En definitiva, es un modo de plasmar visualmente el transcurso de una actividad para que pueda ser consultado de forma rápida y sencilla. Esta herramienta ofrece grandes beneficios para las empresas que los utilizan, por ejemplo:
- Control y supervisión de todas las actividades pendientes.
- Evita retrasos.
- Permite localizar en qué punto se encuentra el proyecto.
- Asignación de los recursos necesarios.
- Evitar duplicidad de puestos y tareas.
- Detección rápida de problemas.
Paso a paso para realizar un cronograma de actividades
Tener una buena idea no es suficiente para alcanzar el éxito. Saber desarrollarla es la clave para alcanzar los objetivos. Por lo tanto, en primer lugar, al comenzar un proyecto debemos tener en cuenta qué queremos conseguir y cuándo lo queremos. Posteriormente, para construir el cronograma de actividades debe seguir los siguientes pasos:
- Definir las actividades: debemos crear una lista con todas las tareas que tenemos que realizar para lograr que el proyecto se complete. Por pequeñas que parezcan, todas son importantes para culminar el trabajo.
- Relacionar las actividades: debemos preguntarnos ¿qué relación existe entre los procedimientos? ¿Dependen unas de otras? ¿Puedo llegar de A a B sin pasar por C? Se trata de realizar una clasificación exhaustiva.
- Marcar los plazos: definir el tiempo que dedicaremos a cada tarea. Los tiempos tienen que ser realistas y ajustados a las fechas que queremos cumplir. Es de vital importancia fijar bien los plazos, pues marcarán el ritmo del proyecto. Y, en definitiva, cumplir o no con los objetivos prefijados.
- Realizar el gráfico: es el momento de pasar toda la información anterior al gráfico. Asimismo, debemos añadir los recursos necesarios para cada tarea.
- Reajuste del cronograma de actividades: esta herramienta es dinámica, los plazos tienen ciertos márgenes ante posibles problemas. Esta es una de las claves para garantizar que funcione: mantener un cumplimiento estricto pero adaptarse si es necesario.
¿Qué hago si tengo que reajustar las tareas?
Los imprevistos pueden surgir en cualquier momento. La organización tiene que tener en cuenta esto y mantenerse alerta para suplirlos cuanto antes. Pero, ¿qué hacemos para evaluar nuestro cronograma de actividades?
Encontramos tres herramientas que pueden resultar útiles para realizar el seguimiento del proyecto:
- Método de la cadena crítica: se usa para evitar errores en la disponibilidad de recursos. Se trata de hacer el proceso eficiente: realizar la tarea en el menor tiempo posible, con los menores recursos posibles.
- Análisis What If: simula diferentes escenarios en el proyecto para determinar los posibles problemas y sus soluciones.
- Nivelación de recursos: reorganiza el orden de las actividades para averiguar si los recursos estarían disponibles en este supuesto.
El perfil profesional del Project Management aumenta su demanda exponencialmente. Las empresas no quieren arriesgarse a que sus proyectos vayan a la deriva y buscan quien sepa gestionarlos. Te animamos a que curses nuestra Maestría En Línea en Dirección y Gestión de Proyectos.
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