Las relaciones sociales han evolucionado en todos los ámbitos. También en los entornos laborales, donde la llegada de las nuevas tecnologías ha supuesto una reformulación del modo de trabajo. El portal del empleado es una de las grandes novedades en las organizaciones del siglo XXI. ¿Quiere saber de qué se trata?
El portal del empleado es un medio de comunicación entre el departamento de recursos humanos, la dirección y los empleados. Un modo de gestión de personas destinado a todas las partes que conforman la organización.
¿Cuál es la función de un portal del empleado?
Puede que no se trate de su función principal, pero debemos tener en cuenta que el portal del empleado permite realizar un proceso de descentralización de los recursos humanos. Es decir, dejará de depender de este departamento. Esto permitirá mayor autonomía para realizar otras tareas. Pero sin dejar de atender las necesidades de los empleados.
El portal del empleado es un entorno interno dentro de la empresa donde se puede acceder a distintos tipos de información. Podemos encontrar documentos oficiales como contratos o nóminas. Del mismo modo, podemos visualizar nuestros calendarios vacacionales e, incluso, solicitarlos.
También puede servir para notificar incidencias. Por ejemplo, a la hora de registrar una visita al médico o una baja por enfermedad. Igualmente puede servir como espacio informativo incluyendo noticias sobre la organización. Como nuevas contrataciones, vacantes de empleo o cambios en alguna área.
Al mismo tiempo, permite que el usuario pueda modificar sus datos a través del portal. Así como evaluar del desempeño o el clima laboral.
En definitiva, es la evolución desde la intranet hasta el concepto de la comunicación interna más actual. Otorgando valor a cada uno de los miembros. Así como facilitando la consulta de información laboral del trabajador.
Elementos que debe contener el portal del empleado
El portal del empleado debe ser un lugar que motive al trabajador a usarlo. Por lo tanto debe estar en constante actualización. De este modo, el usuario podrá encontrar lo que busca en cada momento.
Además, debe ser accesible para consultarlo donde y cuando quiera. Asimismo, la usabilidad es imprescindible. Es decir, que la aplicación sea intuitiva y sencilla de utilizar. Del mismo modo, el diseño responsive debe estar presente. Esto permite visualizar el contenido desde cualquier dispositivo sin perjuicio de este.
Ciertamente, la seguridad es otra de las demandas. Pues los empleados y la organización deben ver esta herramienta como un lugar seguro para sus datos.
Por lo tanto, el portal del empleado debe alojar la siguiente información:
- Información administrativa: nóminas, cuadrantes de vacaciones, justificantes médicos,…
- Herramientas para el control horario: registros de horas trabajadas, días no laborales, incidencias por salidas al médico,…
- Elementos para la comunicación: sección de noticias, mensajería privada,…
- Acceso a formación: información acerca de los cursos disponibles.
- Actividades de ocio: eventos deportivos, fiestas, competiciones,…
- Documentación corporativa: información que permita facilitar el trabajo en la organización.
Ventajas que ofrece el portal del empleado
Las funciones mencionadas pueden ofrecer grandes beneficios para la empresa, pero también para los trabajadores. Por ejemplo, destacan las siguientes:
- Mayor conocimiento de la empresa y sus iniciativas.
- Fomento de la pertenencia a un grupo y es espíritu de equipo.
- Ahorro de tiempo en trámites burocráticos.
- Mejora de la comunicación interna.
- Optimización del trabajo del departamento de recursos humanos.
- Actualización continua de la información publicada.
En conclusión, la gestión del capital humano es una acción cada vez más valorada por las empresas. Por esta razón, las aplicaciones como el portal del empleado son claves para ayudar a la gestión de las personas. Ofreciendo las mejores condiciones a los trabajadores. Teniendo en cuenta que son el activo más importante de cualquier compañía.