¿Para que sirve la gráfica de Gantt?
La transformación social y tecnológica ha derivado en entornos altamente competitivos, así como la creación de nuevas necesidades más complejas y variadas. Estos cambios tienen como consecuencia limitaciones en el mundo laboral: menos presupuestos, plazos exigentes,…
Por esta razón, las organizaciones a día de hoy demandan perfiles profesionales capaces de hacer frente a estas adversidades. Optimizando los costes y recursos o canalizando el talento para obtener los mejores resultados.
En definitiva, las compañías buscan empleados eficientes. Personas que se adapten a las situaciones y puedan ofrecer nuevas técnicas o herramientas para el desarrollo de su actividad. Con el fin de satisfacer las necesidades de su público.
Nuestra maestría en línea en Dirección y Gestión de Proyectos tiene estas cuestiones como prioridad. Capacitar en esta área a profesionales para poder enfrentarse a los retos actuales.
Gráfica de Gantt: la solución para la planificación
La gráfica de Gantt es una herramienta que permite planificar las actividades de una empresa. Sus elementos facilitan una visión general del proyecto, así como un seguimiento del mismo. También puede ser útil para anticiparse a un problema y solucionarlo con mayor agilidad.
Este diagrama fue creado poro Henry Laurence Gantt a principios del siglo XX. El desarrollador puso en marcha esta técnica con el fin de establecer una relación entre tiempo y carga de trabajo.
De este modo, los proyectos complejos (incluyen más de 25 actividades) pueden ser visualizados a través de la tarea más costosa y reflejará los plazos, la asignación de recursos y los costes presupuestarios.
Por tanto, la gráfica de Gantt es una forma sencilla de planificar los proyectos teniendo en cuenta todos los factores determinantes. Así, la empresa puede prever y organizar todos los movimientos de la compañía.
Gráficamente, esta representación visual está formada por un sistema de coordenadas con dos ejes. En vertical se localizan todas las tareas que se incluyen en el proyecto, mientras que en el eje horizontal se sitúan los tiempos.
Los plazos utilizan valores predeterminados como días, semanas, meses,… Por otra parte, las tareas tienen un seguimiento a través de un bloque rectangular que indicará el progreso de la actividad y sus tiempos.
En el caso de ser necesaria una reestructuración por errores o posibles dificultades, es recomendable marcar con otro color el cambio.
¿Qué elementos debe incluir en su gráfica de Gantt?
La primera cuestión que tenemos clara es que la gráfica de Gantt sirve para planificar proyectos. Pero, ¿qué componentes debemos tener en cuenta para representarlo? Aquí se los enumeramos. Tome nota y no se olvide de ninguno.
- Fechas: el proyecto debe tener fijado un principio y un final, de lo contrario puede extenderse en el tiempo sin lograr los objetivos. O no comenzar nunca por un aplazamiento continuo. Marque las fechas de forma realista y teniendo en cuenta su viabilidad.
- Tareas: aquí deben incluirse todas las actividades necesarias para logar completar el proyecto. Desde las más sencillas hasta las más complejas. Olvidar alguna de ellas puede generar retrasos.
- Plazos previstos: una vez marcado el comienzo y el final, es importante planificar los tiempos para cada tarea. De este modo, podremos garantizar que cada acción se desarrolla en su momento y no perjudica al resto.
- Tareas interdependientes: algunas acciones puede realizarse sin que afecten a otras, sin embargo, existen otras que si no se completan frenan el proceso. Por esta razón, deben tenerse en cuenta para no cometer errores.
- Progreso-Evolución: el gráfico mostrará cómo se está desarrollando el proyecto. Podremos visualizar las tareas finalizadas, las pendientes y las que están en proceso. Así verá a tiempo real si el proyecto está funcionando según lo previsto.
Ventajas y desventajas de la gráfica de Gantt
La gestión de proyectos ha evolucionado notablemente con el paso del tiempo. La aparición de las nuevas tecnologías ha supuesto un gran impulso para implementar novedades en herramientas tradicionales. Es el caso de la gráfica de Gantt.
La aplicación de hojas de cálculo de Microsoft, Excel, ha sido una de las impulsoras de esta renovación. En el caso de esta representación gráfica combinada con la ofimática otorga un resultado riguroso. Esta es una de las múltiples ventajas que ofrece este diagrama a la empresa, por ejemplo, destacan:
- Cronograma global: es muy práctico tener en un mismo documento todas las tareas, plazos y recursos de un proyecto. De esta forma, cualquiera de los implicados puede conocer dónde se encuentra y hacia dónde va. Y sobre todo, evitar olvidos y retrasos.
- Plazos realistas: antes de fijar los tiempos es necesario realizar un análisis de las capacidades de la empresa. De nada servirá fijar plazos, si la empresa no dispone de los medios para poder cumplirlos.
- Consecución de objetivos: descomponer el proyecto en pequeñas tareas permitirá conseguir las metas de forma más sencilla. Esto genera satisfacción y motivación entre los empleados, que mantendrán su implicación al conocer que sus tareas son imprescindibles para el conjunto del proyecto.
- Comunicación: de esta forma cualquiera de los implicados puede conocer dónde se encuentra y hacia dónde va. Asimismo, al conocer las tareas, los departamentos pueden relacionarse si surgen dudas o problemas.
- Seguimiento y actualización: el gráfico está en constante actualización. Todos los implicados conocerán el grado de cumplimiento o cuánto queda para finalizar.
¡Ahora es el momento de aplicarlo en su empresa!