Materializar una idea puede convertirse en una tarea tediosa si no se realiza de un modo adecuado. Por ello, contar con las herramientas para la gestión de proyectos es fundamental para conseguir los objetivos previstos. ¿Sabe cuáles son las más importantes para la organización, planificación y ejecución? ¡Se lo contamos!
Para empezar, cuando hablamos de la gestión de un proyecto nos referimos al conocimiento y puesta en marcha de las distintas fases. Por ejemplo, la planificación y el control. Siempre teniendo en mente en cumplimiento de las metas que se hayan establecido.
Por tanto, el líder del proyecto o project manager es el responsable de todas estas etapas. No se trata tanto de ejecutarlas, sino de actuar como guía para los equipos y supervisar que se cumple con lo estipulado previamente.
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La utilidad de las herramientas para la gestión de proyectos
Como hemos dicho, la desorganización o mala planificación puede comprometer la materialización de una buena idea. Puede incluso llevarla al fracaso en muchas ocasiones. Por ello, el project manager es un profesional que debe tener conocimientos amplios sobre el área de desarrollo, metodologías, técnicas y herramientas. Con esto, los equipos tendrán una base sólida sobre la que trabajar.
En este post nos centramos en las herramientas con el fin de ofrecer diferentes alternativas para el desarrollo de las diferentes fases de un proyecto. Es decir, vamos a realizar una recopilación de recursos que las empresas pueden utilizar para organizar su desempeño de un modo eficiente.
La clave de las herramientas para administrar los proyectos es que se genere un flujo de comunicación interna útil y adaptado. En muchas ocasiones, las reuniones o el email pueden no ser suficientes para establecer tareas o plazos y que todo el mundo conozca los detalles.
En definitiva, la utilidad de los software que vamos a ver hoy reside en agilizar las conversaciones y mantener a todos constantemente informados. De esta forma, es más sencillo que el trabajo se ejecute correctamente y se reduzcan los fallos o retrasos.
Principales herramientas para organizar y planificar proyectos
A continuación hemos elaborado un listado con algunas herramientas que pueden serle útiles en la gestión de sus proyectos. Además, hablaremos de sus principales características y ventajas para esta área. ¡Siga leyendo más!
Asana
¿Conoce este software? Permite organizar las tareas por secciones y categorías. Asimismo es posible establecer quién es el responsable de cada acción y los tiempos. Además de poder incluir descripciones con enlaces y comentarios.
Es decir, a través de esta herramienta se pueden organizar los proyectos de un modo ordenado y con acceso a todos los implicados de forma directa e indirecta. Adicional a esto, el hecho de poder hacer “check” al finalizar cada ítem es muy satisfactorio y motivador para los trabajadores.
Lo mejor de Asana es que el panel puedes organizarlo por equipos y es muy visual. Por lo tanto, ayudará a conocer en todo momento el progreso de las acciones; así como quienes están retrasando el proyecto o quienes cumplen mejor con sus tareas.
Trello
Al igual que Asana, Trello es una herramienta online para gestionar diferentes tipos de proyectos. Este software colaborativo está basado en la metodología Kanban y tiene un panel muy visual. La gran ventaja de esta herramienta es que es usable tanto para proyectos de gran envergadura como para las tareas personales del día a día.
En el panel pueden añadirse columnas en base a las necesidades del usuario. Además, las tareas pueden moverse de una columna a otra según se va avanzando. Permite también adjuntar documentos e imágenes en las listas. Así como subtareas dentro de las principales.
Otras de sus funcionalidades son los comentarios, las etiquetas, las descripciones o la fijación de plazos. En lo teórico, Asana y Trello son muy parecidas. La decisión será más personal que por las funciones que pueden ofrecer, aunque ambas tienen sus pequeñas limitaciones.
Notion
Esta herramienta cuenta con un recorrido muy breve ya que fue en el año 2021 cuando se popularizó. No obstante, tiene grandes funcionalidades que lo han llevado a nuestro top 3 de herramientas para la gestión de proyectos.
Con Notion los usuarios pueden gestionar proyectos de distinta índole, desde recursos humanos hasta marketing o ventas; incluso, las tareas personales. La clave es que todo puede estar en un mismo espacio adaptado a cada necesidad.
A esta herramienta pueden acceder todos los miembros del equipo. En ella se pueden incluir gráficos, tablas, archivos, imágenes, comentarios,…. Además puede integrarse con otras aplicaciones como Drive o Maps.
Slack
Las anteriores herramientas estaban más enfocadas a generar un control del flujo de trabajo. Es decir, a planificar y organizar lo que ya se ha hablado y establecido. Sin embargo, Slack es un recurso más dinámico para la conversación directa. Estaría a medio camino entre WhatsApp, el email y Skype.
Podemos definirlo como un canal de mensajería instantánea con opción gratuita y de pago. Permite que las conversaciones se guarden, adjuntar documentos e integrar otras aplicaciones. Pero sobre todo, se diferencia del resto porque pueden crearse canales compartidos con agentes externos.
Discord
Puede que hayas oído hablar de Discord dentro del mundo de los videojuegos, es un canal habitual para la comunicación en esta área. Pero está ganando adeptos en el entorno profesional para la comunicación interna de los equipos.
Con esta herramienta puede crear diferentes canales donde comunicarse de forma oral y por escrito. Es una forma de tener en un mismo espacio diferentes tipos de comunicaciones de uno o varios proyectos. Además, los bots ofrecen grandes funcionalidades.
El project manager y el uso de herramientas para la gestión de proyectos
Los profesionales del project management tienen que ocuparse de tareas como la planificación del proyecto, el establecimiento de objetivos o la resolución de los posibles problemas. Para estas y otras tareas deben tener un perfil líder que sea capaz de guiar a los equipos hacia la consecución de las metas previstas.
Pero además, debe ser una persona organizada y que exija orden en el desempeño de sus subordinados. Por ello, utilizar herramientas para la gestión de proyectos puede ayudarle a mejorar su comunicación y conseguir los resultados deseados de un modo rápido y eficiente.
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