¿Qué hacer? ¿Cómo desarrollarlo? ¿Quién lo ejecutará? ¿Cuándo se llevará a cabo? La planeación de un proyecto exige contestar a estas cuatro sencillas cuestiones, pero no es tan fácil como puede parecer. El proceso de planeación de un proyecto debe ser rigurosa y, a la vez, flexible.
Además, de estos procesos deben encargarse los expertos altamente cualificados, ya que es clave la integración de departamentos y la dirección de los equipos que intervienen. Por este motivo, los profesionales del Project Management son imprescindibles en los negocios actuales. Lo que se traduce en una gran demanda de este perfil en el mercado y muchas posibilidades de inserción laboral.
¿Quiere saber cómo se realiza la planeación de un proyecto? ¿Le gustaría conocer qué papel juegan los profesionales de la gestión? Le ayudamos a responder las cuatro preguntas para que sus planes alcancen el mayor éxito.
Planeación de un proyecto: de principio a fin
Para empezar, sepa que cuando hablamos de un proyecto nos referimos al esfuerzo que dedican una o más personas en la creación de algo. En el caso de una empresa podrían ser productos o servicios. Aunque también podría aplicarse a cuestiones particulares.
No obstante, una de las claves cuando hablamos de proyectos es pensar en los recursos humanos y técnicos necesarios para su desarrollo. Asimismo, es fundamental no olvidarse de los riesgos que puede haber dentro del proceso.
Dicho esto, dentro de esta área, el Project Management Institute (PMI) es la mayor asociación de profesionales de la gestión de proyectos. Es decir, es la organización de referencia para las personas que se desarrollan en este ámbito o desean hacerlo.
Además, es donde pueden obtener las certificaciones oficiales, que avalan los conocimientos de quien las posee, a la vez que añaden valor al currículum. Nuestro Máster en Project Management PMP le permitirá capacitarse para el desarrollo de esta profesión, a la vez que se prepara para obtener las certificaciones del PMI.
La importancia de la planificación
Seguramente alguna vez escuchó eso de “antes de correr hay que aprender a andar”. Esta frase cotidiana puede aplicarse perfectamente a los proyectos, pues se requiere una fase previa al desarrollo para establecer qué se necesita y cómo va a desarrollarse todo. Es ahí donde entran en juego los profesionales del PMD. ¡Es su momento!
Vamos a contarle cómo es la etapa previa al desarrollo de un proyecto. Todo lo que usted, como actual o futuro profesional no debe olvidar para garantizar el éxito de los siguientes pasos.
Antes de nada, nuestro primer consejo es: ¡no improvise! No deje nada al azar si quiere que su idea se convierta en un proyecto sólido y viable. De lo contrario estará abocando todo su trabajo al fracaso.
En primer lugar, debe saber que el PMI adoptó el modelo de calidad denominado Ciclo Deming o PDCA. Estas siglas hacen referencia a los siguientes términos en inglés: plan, do, check y act. La primera fase de plan, repercutirá en las tres posteriores. Por ello, ahora sí, comenzamos a desarrollar todo lo que usted debería tener en cuenta.
Definición de objetivos
¿Qué quiere conseguir con este proyecto? Saber responder a esta cuestión será el comienzo del proceso. Debe tener en cuenta qué necesidad quiere cubrir o qué problema va a resolver.
Una vez tenga claro esto es el momento de estructurarlo como objetivos SMART. Es decir, que sean medibles, alcanzables, delimitados en el tiempo, realistas y específicos. De esta forma, será sencillo idear la forma de conseguirlos en siguientes fases.
Viabilidad del proyecto
Es cierto que puede tener unos objetivos perfectamente definidos, pero si no ha hecho un análisis de la viabilidad puede estar destinado al fracaso. No queremos ser catastróficos, pero mejor que tenga en cuenta todos los riesgos.
No obstante, los análisis de viabilidad no son otra cosa que valorar si nuestra situación es proclive para realizar aquello que estamos planteando en los objetivos. ¿Es posible que mi negocio invierta un 2% más en publicidad durante los tres primeros meses del proyecto?
Para responder esta pregunta debería tener en cuenta el presupuesto de la empresa, el personal capaz de desarrollar la acción, la posibilidad del mercado,…todo ello es parte de la viabilidad.
Por este motivo, tanto la definición de los objetivos como esta investigación de la viabilidad podría considerarse en ocasiones un solo paso. Pues están estrechamente relacionados.
Establecer el alcance
Con esto nos referimos a las tareas que deben realizarse para completar el proyecto. Cada actividad debe estar clara, además, debe establecerse cuál es su prioridad y quiénes sus responsables.
Debemos pensar en cada paso que debemos dar para cumplir los objetivos. Cómo deben desarrollarse las actividades, cuáles son más importantes e, incluso, cuál es su relación entre ellas.
De este modo, se creará un engranaje donde todos conocen sus tareas, sus responsabilidades, los tiempos de los que disponen…todo lo necesario para completar cada una de los pasos previstos.
Identificar costes, recursos y posibles riesgos
En la etapa anterior se contemplan las tareas a realizar. Mientas en que esta fase hay que tener en cuenta los recursos económicos y materiales, así como los humanos. Hay que concretar más. Es decir, ser capaces de “bajar” los conceptos a lo tangible.
Nos referimos a decidir sobre cuántos profesionales son necesarios, el material físico e intangible (licencias, por ejemplo). En cuanto a los riesgos o posibles problemas debemos estar preparados por si surgen. Es inevitable que ocurran imprevistos, pero si tenemos una previsión de cómo actual podremos minimizar los inconvenientes.
Desarrollar el plan de trabajo
Cuando ya se han determinado las tareas, los recursos y los objetivos a cumplir, es el momento de idear el plan. Hay que pasar todo esto a un documento que integre el proceso completo. Desde el comienzo de la ejecución hasta el cierre de este, contemplando, por supuesto, las fases de control y seguimiento.
Por lo tanto, esta fase aglutina todas las anteriores y deja por escrito todos los pasos que deben realizarse, el modo de actuar y lo necesario para ello.
Controlar y revisar el proceso en marcha
Dentro de la planeación de un proyecto debemos tener en cuenta también lo que sucede cuando este se está ejecutando. Debe haber un seguimiento para adaptar el plan si surge algún imprevisto, la flexibilidad es una ventaja competitiva.
Después de la planeación de un proyecto: evaluación final
Por último, aunque fuera de la planificación, es importante realizar una evaluación final. Cuando el proyecto se da por finalizado es el momento de comprobar que los objetivos se han cumplido, esto será fácil si hemos establecido las métricas adecuadas y hemos hecho un seguimiento de forma correcta.
De esta forma, podremos analizar si ha habido algún fallo para aprender en futuros proyectos. Asimismo, es un modo de ver también lo que se ha desarrollado más eficientemente para mantenerlo dentro de la planificación y ejecución.