Si no busca la mejora continua, su negocio puede tener problemas. Quizás quede obsoleto y otros ofrezcan algo mejor o puede que su supervivencia se vea comprometida por no saber adaptase. Hay tantas cosas que podrían suceder…pero usted puede optimizar su empresa utilizando el Ciclo de Deming.
Este conocido sistema se basa en cuatro fases que se repiten cíclicamente y que permite reevaluar los procesos para poder optimizarlos. Por este motivo, también recibe el nombre de Círculo de la Calidad o Espiral de la mejora continua.
Fue ideado y desarrollado en los años 20, posteriormente William E. Deming lo promocionó en Japón durante la reconstrucción de la postguerra. Este proceso pretendía alcanzar la máxima calidad a través de la mejora continua y, por ende, más eficiencia y mejores resultados.
¿En qué consiste el Ciclo de Deming?
En primer lugar, sepa que este sistema tiene un nombre más: Ciclo PDCA. Esto es importante para este apartado porque esas siglas responden a la letra inicial de cada etapa: plan, do, check y act. En inglés, eso sí.
No obstante, vamos a analizar cada una de estas fases para comprender qué sucede en ellas y cómo podemos llevarlas a cabo dentro de una organización.
Plan – Planificar
Como en la mayoría de situaciones, la primera etapa está dedicada a determinar qué problema tenemos, definir los objetivos y elaborar un plan de acción. Estas son las acciones clave al comienzo del Ciclo de Deming.
Por ejemplo, la empresa ha detectado que sus clientes se quejan frecuentemente de que los pedidos no llegan en el tiempo estipulado. Ese sería el problema o proceso a mejorar. El objetivo puede ser: reducir los tiempos de entrega durante los próximos seis meses a menos de 24 horas desde el pedido hasta llegar al cliente final.
Por último, es el momento de idear cómo cumplir con el objetivo fijado. Sabiendo que el problema proviene del almacén se tomarán ciertas medidas como cambio de organización de los productos.
Do – Hacer
La segunda etapa consiste en ponerse manos a la obra. Es decir, ejecutar el plan de acción elaborado previamente. En este punto es crucial tener una hoja de ruta para que todos los implicados sepan cómo actuar y no haya imprevistos.
Además, la empresa debe ocuparse de dar instrucciones y formar a quienes llevarán las acciones a cabo. Así como realizar un registro de las desviaciones que se produzcan.
Check – Verificar
Pasada la primera mitad del Ciclo de Deming es el momento de evaluar los resultados. Habrá que comparar el plan previamente planteado con el que finalmente se desarrolló. Se podrán utilizar herramientas visuales para visualizar los datos y poder analizar la situación.
Las organizaciones no deben olvidar que dentro de la planificación es importante respetar el plano temporal. Adelantarse puede derivar en conclusiones erróneas. No obstante, de la evaluación se pueden sacar dos conclusiones:
- Objetivo cumplido: se continúa con la siguiente fase. Eso sí, teniendo claro que no ha habido desajusten en otras áreas.
- Objetivo incumplido: en este punto se pueden dar dos situaciones. La primera que el plan no se haya ejecutado correctamente, por lo que habrá que volver a la fase dos. La segunda es que el plan se haya desarrollado correctamente y los problemas sean anteriores. Por lo tanto, hay que volver a la fase uno y realizar un análisis de nuevo.
Act – Actuar
La fase final del Ciclo de Deming consiste en tomar decisiones en base a lo aprendido. Si al finalizar el ciclo este ha sido efectivo y ha dado buenos resultados hay que documentarlo. Así como estandarizarlo y realizar un seguimiento.
La empresa puede realizar sesiones de formación para los trabajadores, definir KPI’s para el control de los procesos,…También si se han utilizado nuevas herramientas, habrá que implementarlas en toda la organización.
Ventajas del Ciclo de Deming para las empresas
Los consumidores cada vez son más exigentes y esto es una realidad. Por lo tanto, es necesario ofrecerles lo mejor para atraerlos y retenerlos. ¿Cómo? Nosotros proponemos una formación en el ámbito de la calidad como nuestra Maestría en Gestión Integrada de Prevención, Medio Ambiente y Calidad.
De esta forma, podrá actuar como experto e implementar sistemas como el Ciclo de Deming en las empresas. ¡Le necesitarán! ¿Por qué? Porque el Ciclo PDCA tiene ventajas como las siguientes:
- Optimización de procesos.
- Fomento del trabajo en equipo.
- Ahorro de tiempo.
- Métodos estandarizados.
- Facilidad para analizar los errores más habituales y solventarlos.