Diagrama de flujo en la empresa | Universidad UNADE
Diagrama de flujo en la planificación empresarial
junio 18, 2020 5:00 pm Publicado por Universidad UNADE

diagrama de flujo


¿Cómo organiza los procesos en su empresa? ¿Sabe cómo sacar el mayor partido a la gestión empresarial? El diagrama de flujo es una herramienta creada el siglo pasado, pero con gran relevancia en la actualidad.

Se trata de una representación gráfica que puede describir un sistema, un proceso o un algoritmo informático. Frecuentemente, se usan para documentar, planificar,… Dicho de otro modo, son una forma muy visual de plasmar un procedimiento y conocerlo detalladamente a través de figuras geométricas y símbolos.

Es más, son muy útiles ya que permiten incluir las distintas variables que entran en juego en el proceso. Por ejemplo, ante la aparición de un problema podríamos diseñar un diagrama de flujo con los recursos, coordinar las acciones, definir responsabilidades,…y todo ello, a través de un método que facilita la comprensión.

Otra de las cualidades de esta técnica es que puede aplicarse a diferentes disciplinas. ¿Se ha parado a pensar la cantidad de procesos que existen en una organización? Pues en todos ellos pueden aplicarse los flujogramas. Cuando tienen un uso muy concreto se les denomina con nombres especializados, por ejemplo, mapa de procesos o diagrama de flujo de datos (DFD).

Por tanto, estas representaciones gráficas son clave para la gestión de los procesos. Y, en definitiva, para el funcionamiento de una empresa. Sin ellas, la organización y planificación de la actividad puede ser limitada y poco eficiente.

La historia del diagrama de flujo: las primeras aplicaciones

La invención del diagrama de flujo se le atribuye a Frank Gilbreth. Aunque al comienzo su autoría es algo difusa. Sin embargo, fue él quien presentó en 1921 esta herramienta en una ponencia denominada “Proceso de Gráficas-Primeros pasos para encontrar el mejor modo”.

El método de Gilbreth fue aplicado rápidamente en la ingeniería industrial. Posteriormente, en la década de los años 30, tuvieron lugar conferencias relacionadas con el aumento de la eficiencia en el trabajo. Donde esta herramienta ocupó un lugar destacado.

Posteriormente, los métodos se difundieron más ampliamente como forma de simplificar los procesos.  Y, poco antes de los años 50, la American Society of Mechanical Engineers (ASME) formalizó un sistema de símbolos en base al primer trabajo de Gilbreth.

La otra parte de la historia, les da la paternidad del diagrama de flujo a Herman Goldstine y John von Neumann. Según esta teoría, ellos fueron los encargados de diseñar la herramienta para su aplicación en los programas de ordenador. Sea como fuere, actualmente los flujogramas continúan siendo utilizados para la programación. Así como otras disciplinas como la economía, la educación o la psicología cognitiva.

¿Qué caracteriza al diagrama de flujo?

Los diagramas de flujo, como ya hemos mencionado, son una herramienta muy utilizada independientemente de la materia a la que se aplique. Su funcionalidad principal es representar los procesos de una organización. Y, en consecuencia, sus características más destacadas son las siguientes:

  • Sencillez: puede ser utilizada con un mínimo de formación para dibujar e interpretar.
  • Visual: su forma esquemática permite una visualización completa de las fases que forman el proceso. Es decir, representa un plano general de la acción o acciones.
  • Sintética: permite decir mucho en poco espacio.
  • Simbolizada: evita el exceso de texto y, en consecuencia, permite la rápida comprensión.
  • Facilidad de diseño: no requiere recursos especializados, aunque sí cierto rigor y conocimiento de los símbolos.
  • Reduce la complejidad: puede simplificar un proceso complejo y permite la accesibilidad.
  • Permite la mejora continua en la organización.

La tipología: elija el modelo que más se adapta a sus procesos

La tipología de los flujogramas es muy variada. Dependiendo del autor que los describa existen más o menos tipos. Nosotros hemos optado por dividirlos en dos grupos: en función de su formato y diseño; y por otra parte, según su aplicación.

Entendemos que estos modelos pueden fusionarse y crear uno adaptado a las necesidades de sus procesos. Asimismo, otros pueden clasificarse en las dos ramas ya que tienen una forma y una aplicación que se ajustan. Por ejemplo, un diagrama de flujo de datos puede tener un formato horizontal, vertical, panorámico,…

Dentro de nuestra primera categoría podemos encontrar los siguientes tipos de diagrama de flujo:

  • Vertical u horizontal: las operaciones aparecen de arriba hacia abajo o de izquierda a derecha.
  • Panorámico: se presenta la información en una sola carta, por lo que el proceso puede visualizarse en una sola mirada. Este formato no se limita a una línea de operaciones, puede incluir un registro incluyendo datos en horizontal y vertical donde plasme las acciones simultáneas o varios departamentos.
  • Arquitectónico: plasma un itinerario de trabajo.
  • De primer nivel: solo se dibujan los procesos principales y sus etapas.
  • De segundo nivel: se introducen más detalles de los procesos.
  • Ejecución: se incluyen todas las cuestiones, es el más completo.

Por otra parte, la segunda categoría hace referencia al uso de esta herramienta. Es decir, según se utilice recibe su nombre, independientemente de la forma en la que esté diseñada. Por ejemplo, destacan los siguientes diagramas de flujo de:

  • Documentos.
  • Datos.
  • Programas.
  • Procesos.
  • Carriles.
  • Sistemas.
  • Decisiones.
  • Lógico.

El diagrama de flujo es una forma muy visual de plasmar un procedimiento y conocerlo detalladamente a través de figuras geométricas y símbolos.


Pasos para crear su diagrama de flujo

Antes de lanzarse a dibujar es importante tener claro para qué sirven los diagramas y cuáles son sus características. Una vez conocemos la herramienta es el momento de planificar qué procesos queremos representar. Definir el propósito y estimar su alcance.

Esta cuestión es imprescindible para determinar qué dibujo vamos a realizar. Si es la primera vez que se enfrenta a un diagrama, es recomendable empezar por los procesos sencillos. Posteriormente podrá ir añadiendo detalles y haciendo diseños más complejos.

El segundo paso es reunir a los responsables de los departamentos implicados. Ellos son los que mejor deben conocer los procesos, por ello, contar con su explicación puede ser muy útil para dibujarlos y representarlos.

La siguiente cuestión que debe definir es acotar los procesos. Antes de dibujar debemos identificar dónde empieza y acaba. Asimismo, en esta etapa la simbología cobra gran importancia ya que unos procesos pueden ir unidos a otros y esto debe quedar claro.

Finalmente, al empezar a dibujar debe fijar qué modelo prefiere para su diseño: vertical, horizontal, panorámico,…También debe tener en cuenta qué herramientas necesitará para su representación. Por ejemplo, un programa informático en el caso de recurrir al método más digital.

El control de los procesos

Los directivos, jefes de departamento o responsables en general son profesionales que lidian día a día con los procesos de una empresa. Por esta razón, conocer esta herramienta supone la simplificación de sus tareas y una mejor actuación frente a ellas.

Las Maestrías En Línea de UNADE son una opción perfecta para capacitarse en el mundo empresarial, por ejemplo, con nuestros estudios en Dirección y Gestión de Proyectos. Al finalizar la formación, el estudiante sale preparado para incorporarse a puestos mucho más específicos.

De este modo, contará con habilidades para usar metodologías como el diagrama de flujo, u otras, que faciliten su actividad y la de sus subordinados. Los procesos están presentes en todo tipo de empresas, por lo tanto, requieren de profesionales que sepan gestionarlos. Aquellos que tienen un mayor currículum académico en esta cuestión se mostrarán más proclives a desarrollar esta metodología, y en consecuencia, la consecución de objetivos.

Los procesos son todo para la organización. Sin ellos, la organización se reduce a ideas sin realizar. Por esta razón, las personas que disponen de estudios sobre ellos son imprescindibles en cualquier ámbito laboral.