¿Sabe cómo gestionar los equipos de trabajo? A menudo la falta de un líder, la duplicidad de tareas o la descoordinación lastran los proyectos empresariales. Es por ello que se requiere un sistema que permita a los miembros de un equipo organizarse eficazmente. La Matriz de Asignación de Responsabilidad (RACI) puede ser una opción. ¿La conoce?
Se trata de una herramienta utilizada para la gestión de proyectos centrada en los responsables de cada tarea. Es decir, es la forma de asignar la responsabilidad a una determinada persona y que conozca qué tiene que hacer y cuándo debe entregarlo.
De este modo, es fácil eliminar ciertos fallos que pueden suceder ante una mala organización o planificación. Pudiendo perjudicar directamente a los proyectos y, en consecuencia, a los clientes de la empresa.
R-A-C-I: las siglas del gráfico de responsabilidad lineal
Las siglas por las que se conoce a esta matriz están relacionadas con los roles que deben darse en los miembros de los equipos cuando se lleva a cabo un proyecto. Vemos qué significa cada una y cuál es su papel dentro de este gráfico.
R de responsable
¿Quién debe hacer la tarea? La primera letra hace referencia a la persona que va a ser la encargada de desarrollar una determinada tarea. Esta debe ser quién responda a la entrega, aunque se la haya delegado a otros.
A de autoridad
El profesional que debe designar quién realiza la tarea. Es como el director de orquesta, que indica quién va a encargarse de una determinada actividad. Repartiendo así la carga de trabajo entre los responsables.
C de consultor
Como su nombre indica son aquellos individuos a los que podemos consultar ciertos aspectos y, por ello, son expertos en un tema. Lo que permite aportar un valor extra a al proceso que se está desarrollando para comprender mejor lo que se está haciendo y cómo se está haciendo.
I de informador
Se trata de la persona o personas que reciben las actualizaciones sobre el progreso de un determinado proyecto. Es decir, controlan que se cumplan todos los aspectos fijados. Sobre todo, actúan al finalizar el proyecto o en la entrega de tareas.
Aunque dentro de la Matriz de Asignación de Responsabilidad una sola persona puede tener varias letras, lo recomendable es que no sea así. De esta forma, el proceso puede fluir de un mejor modo y lograr los resultados deseados.
Matriz de Asignación de Responsabilidad: la aliada de los proyectos de éxito
Esta matriz es muy interesante para todos aquellos integrantes de la empresa. Pues les permite tener un mapa real de lo que deben hacer, cómo y cuándo. De esta forma, es sencillo eliminar fallos, retrasar entregas e, incluso, llegar a perjudicar al cliente final.
No obstante, hay tres cuestiones claves en las que la Matriz de Asignación de Responsabilidad se presenta como una gran aliada para la mejora de los proyectos: comunicación, carga de trabajo y expectativas.
- Comunicación simplificada y fluida: esto es porque cada persona conoce cuáles son sus funciones. Así los involucrados son conscientes de en qué punto está el proyecto o a quién deben preguntar ciertos aspectos.
- Eliminación de la carga excesiva de trabajo: cuando no está claro quién debe hacer qué, suele acabar todo el peso sobre una misma persona que sume la responsabilidad completa. Esto hace que un empleado esté sobrecargado y otros no tanto, lo que es definitivamente perjudicial para el desempeño y para evitar los riesgos psicosociales.
- Expectativas definidas: cuando se utiliza la matriz RACI de un proyecto, desde el comienzo se involucra a todas las partes para generar una visión común de la ejecución del proyecto y los encargados de desarrollarlo.
Construyendo la matriz RACI
Diseñar y ejecutar este gráfico requiere cierta organización. No obstante, vamos a contarle los pasos clave para su construcción. Pero nos gustaría recordarle que para poner en marcha este tipo de estrategias es fundamental contar con estudios superiores como nuestra Maestría en Gestión y Dirección de Proyectos.
Contar con un postgrado le permitirá obtener unos conocimientos sólidos y aplicar este tipo de herramientas en la empresa donde se desarrolle. Aportando un extraordinario valor y siendo de gran relevancia para el éxito de esta.
Dicho esto, ¿quiere saber qué pasos debe seguir para poner en marcha la matriz RACI? En primer lugar, cuando piense en el proyecto debe saber quién está involucrado en él. Por tanto, defina quiénes tendrán que estar.
Después tendrá que identificar cuáles son las tareas que hay que realizar y cuándo deberían entregarse. Es decir, piense en el qué y en el cuándo. Posteriormente, tendrá que aplicar las letras de la matriz a cada una de las funciones. Por último, no se olvide que es muy importante que todas las partes estén implicadas para la consecución de los objetivos según lo previsto.