En las empresas la improvisación no tiene cabida. Por ello, actuar sin un plan bien definido puede ser catastrófico. Pero, en este sentido, también entra en juego la estructura orgánica de una empresa. ¿Cómo se organizan los trabajadores? ¿Quiénes son los responsables?
Una compañía bien organizada es la clave para que todos los miembros vayan en la misma dirección, teniendo claro donde están y a dónde se dirigen. Un trabajador que sabe a quién debe rendir cuentas, con qué departamentos puede contactar, qué personas pueden ayudarle,…obtiene un mejor rendimiento.
Cada negocio podrá elegir una estructura orgánica que se adapte a sus necesidades funcionales y jerárquicas. En definitiva, se trata de que la empresa sea transparente en su percepción interna y externa para que sea más fácil cumplir sus objetivos.
Estructura orgánica de una empresa: ¿qué es?
¿Se imagina llegar a su oficina y no saber a quién tiene que contarle su proyecto? ¿O a quién debería dirigirse si tiene un problema externo? ¿O quiénes son los responsables de cada departamento? Cuesta imaginarlo porque poquísimas empresas evitan la organización, sin embargo, ¿todas tienen el modelo más adecuado?
Cuando hablamos de la estructura orgánica de una empresa nos referimos a su esqueleto. Donde se ordenan las personas, actividades, procesos,…todo el funcionamiento teniendo en cuenta las necesidades de la compañía.
De esta forma, tanto los que ya pertenecen a la empresa como las nuevas incorporaciones saben en qué punto se encuentran. Conociendo quiénes son supervisores, jefes de área, directores de operaciones o sus subordinados. Así pueden recurrir a ellos en cada momento si es necesario, pero no solo hablamos de personas, también de responsabilidades y funciones.
Es decir, cuando hablamos de la estructura no hay que ceñirse únicamente a que X es el director de la compañía y Z es el jefe de departamento de RRHH, por ejemplo. Sino cuáles son sus responsabilidades en esos perfiles y qué actividades deben realizar y cómo dan apoyo a la empresa.
En este sentido, cuando la estructura orgánica de una empresa se reduce a una representación jerárquica de los puestos se materializa en un organigrama. Esto no es otra cosa que una representación gráfica y esquemática de las personas que componen la compañía y la posición que ocupan respecto al resto.
Por lo tanto, a modo de resumen, la organización debe ser parte de la propia estrategia del negocio. Olvidarse de esto pude traducirse en problemas futuros tanto a nivel de desempeño como en las propias relaciones interpersonales dentro de la compañía.
Elementos presentes en la estructura organizativa
Dentro de las empresas encontramos algunos componentes que influyen en la organización de las mismas. Algunos de ellos pueden ser los siguientes:
- Cadena de mando: ¿quién manda a quién? Se refiere a la cuestión jerárquica, donde se ordenan los puestos desde la alta dirección hasta los más bajos de la compañía. Se trata de crear una cadena que facilite la comunicación.
- Centralización o descentralización: dependiendo del modelo elegido, impactará en la toma de decisiones y en la percepción de los miembros de la compañía desde un punto de vista más democrático o autoritario.
- Control: el margen de control tiene que ver con el número de personas que supervisa un mando directivo, cuando mayor sea, mayor será el margen.
- Especialización de los trabajadores: los profesionales expertos son más productivos en sus áreas, mientras que los menos especializados son más flexibles. Lo ideal es encontrar un equilibrio de perfiles muy cualificados pero a la vez con gran versatilidad para adaptarse.
- Rigidez de la estructura: el grado de formalidad de las organizaciones también influye en la creatividad de los trabajadores, en la libertad para realizar las tareas, la colaboración entre departamentos,…
Creación de la estructura orgánica para su empresa
Ya sabemos que la estructura orgánica de una empresa se plasma a través de los organigramas. Pero recuerde no tiene porqué ceñirse a una estructura prediseñada y rígida, debe crear la composición que mejor se adapte a su negocio. Para poder conseguirlo le proponemos seguir los pasos que detallamos a continuación.
En primer lugar, debe establecer la cadena de mando. Como hemos explicado anteriormente, es necesario tener claro el rango que ocupa cada profesional dentro de la compañía. Así cómo sus funciones o su nivel de responsabilidad frente al resto de miembros.
Después, en el segundo paso, tendrá que definir los departamentos. Una vez que se han identificado los puestos en la primera etapa podremos agruparlos y establecer conexiones entre ellos.
En relación con los puntos anteriores habrá que determinar las tareas y definirlas minuciosamente. De esta forma, podremos crear una cadena donde está claro quién debe hacer qué, cuál es su nivel de responsabilidad y a dónde pertenece.
Siguiendo con los elementos anteriormente mencionados, en el cuarto paso debe establecer el ámbito de control. Es decir, cuántas personas tiene a su cargo un determinado profesional. Así se puede concretar cuán es la libertad de los subordinados.
Por otra parte, puede ser muy positivo realizar una valoración de los puestos. Esto puede ayudar a mejorar la toma de decisiones e, incluso, cuando hay que plantear la movilidad interna en la compañía.
Finalmente, es el momento de diseñar el organigrama. En este momento se plasmará la información recopilada anteriormente en un gráfico que permita visualizarla de forma rápida y clara.
¿Cómo diseñar toda esta estrategia organizativa? Encontramos dos perfiles clave: en primer lugar, los profesionales de los recursos humanos, ellos son quienes tratan con los profesionales y velan por su bienestar.
Sin embargo, aunque puede que no sea el primer pensamiento, se necesita un perfil con una visión estratégica y de negocio para poder idear la estructura de la compañía. Para ello, formarse con estudios como nuestra Maestría en Administración de Empresas MBA es perfecta para adquirir las competencias necesarias.