¿Cuántas reuniones de trabajo tiene a la semana? ¿Todas ellas son útiles? Si no puede contestar positivamente, probablemente sus encuentros no estén organizados del modo más eficaz. Pero nosotros tenemos algunos consejos que pueden cambiar esta situación. ¡Siga leyendo este artículo!
Según un estudio realizado por Instituto Tecnológico de Massachusetts (MIT), indica que un ejecutivo promedio dedica 23 horas a las reuniones de trabajo. Es decir, en muchas ocasiones pueden suponer el 50% de la jornada laboral semanal.
Además, el tiempo medio de las reuniones previstas es de 23 minutos. Mientras que los encuentros no planificados suelen durar 18 minutos. Aunque pueda parecer una cifra baja, cuando se multiplica varias veces a día supone una gran pérdida de tiempo. Sobre todo cuando no resultan útiles.
Tipos de reuniones de trabajo
Las reuniones de trabajo son encuentros formales o informales que suceden en un entorno laboral. Es decir, no tienen porqué suceden en el centro de trabajo pero sí entre profesionales con objetivos comunes. En este sentido, podemos encontrar diferentes formas de categorizar las reuniones. A continuación vamos a conocer algunas de las tipologías.
Según el objetivo
Podemos encontrar distintas tipologías de reuniones según su fin. Es decir, en base a la razón por la que se realizan y lo que se pretende conseguir con ellas:
- Informativas: cuando se transmite información sobre una cuestión concreta. Por ejemplo, el avance de un proyecto. El objetivo es intercambiar datos, pero sin fijar nuevas actuaciones.
- De acción: se dan cuando sobre la información se proponen acciones. Es decir, hay una toma de decisiones, se resuelven problemas o se delegan tareas, por ejemplo.
- Combinación información-acción: las dos categorías anteriores se unifican. Primero se comparten los conocimientos y después se decide sobre ellas.
- Formativas: son aquellas donde el objetivo es que los asistentes adquieran unos conocimientos o habilidades determinados. En consecuencia, aumentará el rendimiento y la productividad.
- One to one: están enfocadas a la resolución de conflictos concretos.
Según la periodicidad
Encontramos otro tipo de organización de las reuniones cuando las categorizamos por la periodicidad con la que se realizan. Podemos definir cuatro tipos:
- Diarias: se caracterizan por ser breves y reúnen a la plantilla completa o parcial todos los días. Normalmente tienen lugar al comienzo de la jornada. Pueden servir para repartir las tareas, fijar las prioridades del día o publicar los logros conseguidos.
- Semanales: son más extensas que las diarias. Pueden organizarse cualquier día. Habitualmente, las que se realizan al comienzo sirven para evaluar los resultados de la anterior. Asimismo, las que tienen lugar al final, son utilizadas para analizar lo que sucedió en esa misma semana.
- Mensuales: en vez de por equipos, se suelen organizar por departamentos. Suelen agrupar a un mayor número de participantes y el objetivo es evaluar lo acontecido y planificar el futuro.
- Anuales: se realizan al final del curso empresarial. En ellas, se reúnen todos los responsables y altos cargos para evaluar cómo ha sido el año y si se han logrado los objetivos.
Según quién participe
Las reuniones pueden ser internas o externas según las personas que intervengan en su trascurso:
- Internas: como su nombre indica se realizan con las personas que forman parte de una compañía internamente. Es decir, empleados de todos los rangos, aunque estén en otras sucursales.
- Externas: en ellas intervienen otros agentes exteriores como pueden ser clientes, proveedores,…
Según la planificación
- Informales: estos encuentros no tienen porqué tener un objetivo empresarial aunque sí intervienen trabajadores de una empresa. Pueden servir para mejorar compromiso de los equipos a través del team building, por ejemplo.
- Formales: hay una planificación previa e, incluso, un protocolo de actuación.
- Oficiales: se trata de reuniones obligatorias en las cuales se firman acuerdos u otros documentos claves para la empresa.
- No oficiales: pueden ser formales e informales.
Consejos para reuniones de trabajo más eficientes
Para conseguir que sus reuniones de trabajo sean eficientes debe empezar a prepararlas antes de que sucedan. Es decir, requieren una planificación previa para que después el encuentro en sí mismo sea útil. Para ello, debe identificar algunos aspectos:
- Cuál es el objetivo: porqué se va a realizar la reunión y en qué nos va a ayudar.
- Qué puntos se van a abordar: temas concretos que se van a plantear.
- Quién va a participar: qué profesionales deben entrar en la reunión y cuál es su papel.
- Cuándo se realizará: fija día y hora que permita a todos los interesados asistir.
- Dónde tendrá lugar: decidir si será virtual o presencial y en qué espacio.
Con todo esto, la persona responsable de la organización de la reunión debe establecer los puntos de la reunión, el material necesario y el resto de información relevante. Todo ello debe transmitirse previamente a los participantes para que preparen su intervención previamente si es necesario. Una vez esté realizado todo este trabajo, durante la reunión es importante tener en cuenta algunas recomendaciones como las siguientes:
- Estimar una duración: las reuniones que no tienen hora de finalización suelen alargarse y acabar por ser menos productivas de lo esperado.
- Exigir puntualidad: los minutos que se pierden al principio se estarán restando de la conversación realmente importante.
- No permitir debates fuera de la agenda: los temas improvisados o las discusiones fuera del hilo pueden retrasar los tiempos.
- Presentar el motivo de la reunión y el estado de los objetivos.
- Clarificar: resumir los puntos acordados para que todas las personas tengan claro lo que se ha hablado.
- Cerrar la reunión y realizar un acta de la reunión: que conste en un documento formal qué se ha hablado, las conclusiones, los posibles puntos de conflicto,..