Smartsheet y ventajas en proyectos online | Universidad UNADE
Smartsheet: características y ventajas del software para proyectos
enero 28, 2021 5:00 pm Publicado por Universidad UNADE

smartsheet

El teletrabajo está en pleno auge y la digitalización de las oficinas está de moda. Pero la realidad es que muchas empresas continúan siendo reticentes a implementar el trabajo en línea. Estas argumentan la falta de control y las dificultades de organización. Pero esto dejó de ser un problema con la aparición de los softwares como Smartsheet. ¿Sabe qué es y cómo funciona?

Las plataformas de trabajo colaborativo se han convertido en las grandes aliadas del teletrabajo. De este modo, se mantiene una relación directa y a tiempo real con lo que sucede dentro del proyecto.

Así pues, todos los participantes estarán informados de lo que sucede, cuáles son sus labores o en qué punto se encuentra el trabajo. Pero, este tipo de herramientas digitales no son solo útiles para aquellos que trabajan a distancia. Pueden servir para hacer más eficientes los procedimientos también en la modalidad presencial.

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Smartsheet: la aplicación online para gestionar proyectos

Smartsheet es un software online de pago. A través de una suscripción, la empresa puede elegir el paquete con las funcionalidades que más se ajusten a sus necesidades. De este modo, usted podrá administrar y controlar proyectos de distinta índole.

La herramienta tiene un alto grado de personalización, por lo que se ajustará fácilmente a nuestro equipo. Entre sus funciones podemos encontrar las listas de tareas, la planificación o la elaboración de previsiones.

Sin embargo, Smartsheet destaca por el diseño de diagramas de Gantt. Este modelo de gráfico sobresale por encima del resto de posibilidades. Ya que se trata de una representación sencilla y muy visual.

La aplicación permite crear desde cero o utilizar plantillas para realizar los gráficos. Así, puede decir si prefiere un entorno más personalizado, pudiendo resaltar las cuestiones más relevantes para su plan.

Al igual que otras plataformas de gestión de proyectos como Kanban Board, Smartsheet se presenta con una interfaz simple e intuitiva. Donde predominan los colores, las tarjetas donde situar las actividades y su estado. Pudiendo visualizarlo en modo cuadrícula, calendario o el mencionado gráfico de Gantt.

Las plataformas de trabajo colaborativo como smartsheet se han convertido en las grandes aliadas del teletrabajo

La integración con otras herramientas

Cuando Smartsheet fue creado, apenas llegó a las 10.000 suscripciones en un año. Ante esta desastrosa acogida trataron de realizar mejoras que la hicieran más usable. Desde 2006 se sucedieron las modificaciones, que los usuarios iban aceptando e incorporando en sus entornos.

En 2014, se incluye una de las novedades con más valor para esta herramienta, la integración con Office 365 y Microsoft Azure. Y en años posteriores, esta implementación fue creciendo para garantizar que los productos externos aportasen el mayor valor posible a Smartsheet.

Aunque existen otras opciones similares, este software cuenta con la ventaja de su compatibilidad con Google Apps y con el CRM SalesForce. Al mismo tiempo que puede instalarse independientemente del sistema operativo de su dispositivo.

Aspectos más ventajosos para la organización

En resumen de todo lo mencionado, podemos decir que esta herramienta es de gran utilidad para las empresas que desean gestionar y controlar sus proyectos. Aún teniendo un coste, aporta los suficientes beneficios como para plantearse realizar la inversión.

En este sentido, el trabajo colaborativo a tiempo real permite que todos los implicados conozcan que está sucediendo y en qué medida ellos son responsables. Además, permite incluir a los colaboradores temporales para que también estén informados.

El ahorro de espacio es otra de las cuestiones que deben valorarse. No tener que instalarse en el equipo supone un punto a favor para no saturar el almacenamiento disponible en nuestra empresa.

La implementación es sencilla, por lo que será fácil que los usuarios se adapten a trabajar con esta herramienta de forma rápida. Al mismo tiempo, la integración y la automatización influirán en la agilidad del desempeño.

Si tenemos que mencionar algún aspecto menos positivo es que para funcionar requiere la conexión a Internet en todo momento. Esto puede ser un inconveniente en algunos casos.